م. أسامة مصطفى يكتب: أسلوب العصف الذهنى(Brainstorming)

بقلم: م. أسامة مصطفى

العصف الذهني ‏هو أحد أساليب الأبداع الجماعي ، حيث يحاول فريق العصف الذهنى إيجاد حل لمشكلة ما، عن طريق تجميع قائمة من الأفكار والحلول. ويعتمد هذا الأسلوب على تشجيع الأفراد للخروج بأفكار ومقترحات قد تبدو مجنونة للوهلة الأولى، ولكنها تمثل حلولاً إبداعية للمشكلات المطروحة، فهو يحرر الأفراد من طرق التفكير التقليدية، لذلك يجب خلال جلسات العصف الذهني تجنب إنتقاد الأفكار أو الإشادة بها، إذ أن الهدف من هذه الجلسات هو سرد جميع الأحتمالات والحلول الممكنة، في حين أن الإنتقاد والتحيز في هذه المرحلة قد يحد من القدرة على إنتاج الأفكار الإبداعية.
ويتضمن أسلوب العصف الذهنى الفعال القيام بالخطوات التالية :
1- قيام لجنة القيادة وقائد (Sigma Six) بأختيار أعضاء الفريق الذى يقوم بممارسة العصف الذهنى ، ويجب أن نراعى الأختلاف بين أعضاء فريق العصف الذهنى فى التخصص والخبرة والسن والجنس، من اجل تباين الأراء والتوجهات ، مما يؤدى إلى اثراء عملية التفكير.
2- أرسال ايميل إلى كل عضو من أعضاء الفريق قبل موعد جلسة العصف الذهنى ( Brain Storming) بوقت كافى ، حتى يتمكن كل عضو من القيام بالعصف الذهنى بصورة منفردة ، على أن يتم أرسال ما توصل اليه من مشاكل واجبة الحل عن طريق الايميل.
3- تقوم سكرتارية المدير بكتابة المشاكل التى أرسالها الأعضاء، والصاقها على لوحة عرض (Board) بواسطة (Sticky Note) ، بدون كتابة أسماء اصحابها.
4- عند عقد جلسة العصف الذهنى يقوم الأعضاء بتنقية المشاكل ازالة المتكرر منها والأبقاء على المشاكل المختلفة .
5- الاتفاق على القواعد التى يتم على أساسها ترتيب المشاكل ، والتى عادة ما يتم أرسالها فى ايميل إلى أعضاء الفريق .فقد يتم الاتفاق على ترتيب المشاكل من خلال الاقتراع السرى او التصويت ، او أحتساب صوت رئيس فريق العصف الذهنى (Leader) بصوتين عند تعادل الاصوات.
6- ترتيب المشاكل تبعا للاولوية ووفقا للقواعد المتفق عليها ، على أن تقسم إلى ثلاثة مستويات ( عالية – متوسطة – منخفضة). وتنتهى الجلسة الاولى بإعداد قائمة أولية بالمشاكل المقترحة .
7- يتم عقد اكثر من جلسة عصف ذهنى ، وفى كل مرة يتم تكرار نفس الخطوات السابقة ، بداية من خطوة أرسال الايميل وحتى خطوة ترتيب المشاكل تبعا للاولوية ، إلى أن يصل فريق العمل إلى نفس المشاكل فى أخر جلستين مع عدم اضافة مشاكل جديدة.
8- قد يتم إستدعاء فردين او ثلاثة لم يشاركوا فى الجلسات من قبل ، وإطلاعهم على المشاكل التى تم التوصل إليها ، ونطلب منهم إضافة مشاكل جديدة.
9- إعداد قائمة بالمشاكل النهائية مقسمة إلى ثلاثة مستويات تبعا للأهمية ( عالية – متوسطة – منخفضة)على أن يتم ترتيب المشاكل داخل كل مستوى.
10- أرسال قائمة المشاكل النهائية إلى الإدارة ،عن طريق الراعى او ممثل الإدارة (Sponsors) ، على أن تقوم الإدارة بأختيار المشكلة التى ترغب فى إيجاد حلا لها ، وذلك دون التقيد بترتيب المشاكل فى القائمة النهائية التى اعدها فريق العصف الذهنى ، حيث إن تلك القائمة غير ملزمة للإدارة ، وإنما تعد مرشدا لها لتحديد المشكلة .
ويجدر الاشارة إلى ضرورة تواجد فريق (Six Sigma) فى كل اجتماعات العصف الذهنى ، من اجل التعرف على طبيعة المشاكل الموجودة بالشركة .
وتتمثل اوجه قصور أسلوب العصف الذهنى فيما يلى :
1- يتاثر العصف الذهنى بصورة كبيرة بالصوت العالى (Loud Voice) ، حيث قد تتاثر توجهات وأراء اعضاء الفريق بنفوذ ومركز أحد الاعضاء ، او قدرة أحدهم على الاقناع او وجود جماعة ضغط تفرض أرائها.
2- يركز هذا الأسلوب على المشاكل الشائعة وليس المشاكل المهمة
3- عدم وجود معايير واضحة للأختيار بين الافكار المقترحة وإتخاذ القرار .
4- تعد عملية العصف الذهنى عملية منظمة ولكن ليست عملية منهجية (Systematic) .
5- يعتمد نجاحها على خبرة الأفراد المشاركين.
مثال: بعد عقد عدة جلسات للعصف الذهنى من اجل معرفة الأسباب التى ادت إلى تراجع المبيعات من مشروب كابيتشنو بأحد سلاسل الكافيهات فى مصر ، تم التوصل إلى قائمة بالمشاكل النهائية والمرتبة تبعا للأهمية.
Eng. Osama Mostafa